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如何撰寫船舶商務信函

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主題
發表于 2015-10-18 23:05 | 只看該作者 |只看大圖 回帖獎勵 |倒序瀏覽 |閱讀模式
本帖最后由 某小女 于 2015-10-18 23:05 編輯

小女子找了一份材料,取其精華,打算從今兒個起和大家一起逐步學習商務信函的基本格式、常用詞匯和表達方式。爭取專業英語提升的同時,也能給老外寫出像樣的英文郵件。反正目的就是分享給大家,在公眾號發在論壇發都是一樣。不關注某小女的,小女就費二遍事再分享一下。希望對困惑中的人有所幫助。


一切交易都依賴于信息的交換,現代國際商業中,信息交換尤其重要。信息交換的方式有口頭,也有書面。就書面而言,一般包括信函、電報、電傳、傳真及電子郵件。隨著科技的發展,電報及電傳已絕少使用。但不論如何,信函仍為信息交換的基礎,傳真和電子郵件更存在于我們的日常工作中。撰寫好英語函電,使用精準的格式和商務的表達在外貿業務中至關重要。英語業務函(Correspondence)電(Telecommunications)就是應用于國際經貿業務往來的通信工具,屬于 “商業英語” (Commercial English),應使用應用文文體。

想要寫好英語函電,牢記7個"Cs" 才能將意思表達明確,它們是:

切忌:(1)單調劃一;(2)矯揉造作;(3)虛張浮夸;(4)陳詞濫調;(5)廢字連篇。

像談話那樣,并不是說可以隨便或隨意,而是指使用談話的方式,語氣仍必須是專業的哦。談話的方式有5個tips,如下:





從事國際貿易業務的公司之間遠隔重洋,天各一方,業務往來往往只能利用函電來建立聯系紐帶。互相不能晤面的公司往往通過函電判斷對方的業務及服務水平,一封莊重得體的函電(從內容到形式)可為建立一個重要的業務關系鋪平道路。更重要的是,從法律的角度看,由于信函寫得比較詳盡,且在信函的末了簽字蓋章,故信函構成法律意義上的正式文件。

所以一定要將工作郵件“當回子事”哦。

欲知后事如何,且聽下回分解。下期函電內容:業務英語函電的基本組成。



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2
發表于 2015-10-19 09:41 | 只看該作者
俺是一直關注某小女的的,不過效果不彰。
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3
 樓主| 發表于 2015-10-19 11:17 來自手機 | 只看該作者
aqwe 發表于 2015-10-19 09:41
俺是一直關注某小女的的,不過效果不彰。

有人走心,醇之,有人走腎,排之。
你走腎,鑒定完畢。
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4
發表于 2015-10-19 12:49 | 只看該作者
某小女 發表于 2015-10-19 11:17
有人走心,醇之,有人走腎,排之。
你走腎,鑒定完畢。

學習英文還有走心走腎之說?何謂走心走腎大法?
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5
發表于 2015-10-19 13:11 | 只看該作者
建議來個,每周一詞或一句子,更有吸引力,更容易幫助網友。
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6
 樓主| 發表于 2015-10-19 14:40 來自手機 | 只看該作者
江海直達 發表于 2015-10-19 13:11
建議來個,每周一詞或一句子,更有吸引力,更容易幫助網友。

感謝建議,可以啊。關于什么的?
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7
發表于 2015-10-23 19:13 | 只看該作者
居然當上版主啦……厲害……厲害……
幾日不見,如隔三秋,
哦……不……不對……是……
是……是刮目相看呀……
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8
發表于 2015-10-24 20:14 | 只看該作者
就沒有點具體的例子嗎?
比如,想給船東的大老板寫信
內容如下
XX先生
能否確認附件中的設計已經被您認可。我對該設計有一些疑問XXXXXXXXXXX。同時請參考附件中另一相似的設計。
等待您的答復
該如何寫才能不卑不亢表達清楚?
盼指點
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9
 樓主| 發表于 2015-10-28 14:27 來自手機 | 只看該作者
labilaoxin 發表于 2015-10-24 20:14
就沒有點具體的例子嗎?
比如,想給船東的大老板寫信
內容如下

最近忙成汪了…我都忘了自己還可以寫白領郵件,以為自己已然成為煤礦工人天地為家了呢…

老新你是不是跟我換角色了。后邊還會發具體句子的表達的。現在就告訴你結果,后面的故事便不吸引人了呢。

等著。
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10
 樓主| 發表于 2015-10-28 14:28 來自手機 | 只看該作者
wangjin000 發表于 2015-10-23 19:13
居然當上版主啦……厲害……厲害……
幾日不見,如隔三秋,
哦……不……不對……是……

嗯嗯,如隔三秋
成語用的不錯
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11
 樓主| 發表于 2015-10-29 12:28 | 只看該作者
英文信函的基本部分主要包括以下幾部分:
1、信頭(Letter Head)信頭是指信紙上印刷或打印的發信人的基本情況,其中包括公司名稱、地址、電話、傳真號、電傳號、電子郵件地址、公司標識、經營范圍等等。通常情況下,公司都會專門印制帶有信頭的信箋紙,當我們撰寫信件時,直接使用這種信箋紙就可以。
2、編號和日期(Reference and Date)由于公司來往信函較多,為方便雙方事后查找,一般每封信函須編函電號,其前就可以印上“Our ref:”(我方編號), “Your ref:”(你方編號),一般放在日期上面。編號中字母一般使用單位或人名縮寫。
日期通常打印在信頭的右下方位置,或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式寫法是日、月、年;美式寫法是月、日、年。為了避免誤解,日期、年份用數字表示,月份則用英文表示,第一個字母要大寫,也可用縮寫。比如June 10, 2015;10 (th) June, 2015 (英式寫法)。可想而知,如果示例中表示為6,10,2015,沒有人告訴你是英式還是美式寫法,我們無法知道這是幾月幾日。
3、封內名稱及地址(Inside Name and Address)封內名稱及地址(Inside Name and address),即收函人(Receiver)的姓名和地址。在書寫收函人名稱時,如果收函人為個人或以人名為公司名稱時,應在名稱之前,冠以適當的敬稱或頭銜,例如:Mr., Mrs., Miss., Messer等等。Messer主要用于稱呼單位,嚴格來說是用來稱呼合伙企業或公司。例如:
Mr. Michael H. Dickinson (收函人為個人)Messrs. John Smith & Co., LTD (以人名為公司名稱)China Ocean Shipping Co.(Group) (非以人名為公司名稱)
書寫收信單位名稱時,應特別尊重對方的習慣,不能隨意增刪公司名稱前的冠詞The,也不能隨意改用繁寫及縮寫,如Company與Co.之間不能互換,否則會被認為是不禮貌的行為。收信人地址的書寫格式與信封相同。
4、稱呼(Salutation)在英文信函中,相同于“閣下”、“先生”等類禮貌性稱謂,常用Dear sirs;稱呼企業,公司的婦女組織常用Madams,Ladies;無具體收信人姓名用Dear Sir or Madam 稱呼收信者。收信人是個人,就應在收信人姓名之前加稱謂,如Mr.(先生),Mrs.(夫人),Miss(小姐),Hon(用于稱呼市長、部長、大使等),Pres.(總經理、會長、總統等),Prof.(教授)等等。
注意:稱呼的第一個字母和頭銜要大寫。如果收函人為個人時,可以用ear Sirs,/Gentlemen。在知道收信人名字時,我們可以用:Dear Mr. Tom Miller,/Dear Mr. Miller等。稱呼后的標點:Dear后一般用逗號(comma);Gentlemen后一般用冒號(colon),或者不用任何標點。
如果要細究的話,稱呼有英式美式之分,如英式稱呼:Dear Sirs/Madame,美式稱呼:Gentlemen/Ladies

5、正文(Body of Letter/Message)開頭語沒有統一的格式,但習慣上先用客套的語句把收到對方來信的日期,主題及簡單內容加以綜 合敘述,使對方一目了然這是答復哪一封去信的。如果是第一次通信,也可以利用開頭語作必要的自我介紹,并表明目的要求。開頭語一般與正文分開,自成一節,要求簡單明了。如:Thank you for your letter of May 20 inquiring about our products.
信文以占信紙的四分之三為宜,四周留出一定空白,盡量要考慮到整齊美觀。正文的主體部分書寫要開門見山,簡單明了,言簡意賅。如:We’d like to enclose our catalogue and pricelist for your reference.
正文結束主要表達寫信人的希望、愿望與要求等。如:I’m looking forward to your early reply/your first order.
6、結尾敬語(Complimentary Close)英文商業信函的結尾是寫信人的謙稱,相當于“敬上”的意思。若收信者為公司,謙稱則常用:Yours Truly,Truly Yours,Yours faithfully等;若收信者為個人,則常用:Yours sincerely,Sincerely yours等。需要注意的是,結尾的謙稱后必須加逗號。
7、簽名(Signature)簽署由兩部分組成,一是寫信人的簽名,二是打印出的寫信人的姓名。簽名用鋼筆或圓珠筆寫在結尾謙稱下5行的位置內。盡量不要用印章,用印章的話,說明該信件并非本人親自過目,只是通函而已,不為人重視。為易于辨認,在簽名下還應打印姓名,有時還將職銜一并打印。常見的職銜有:Chairman of the Board of directors(董事長),President或Genera1 Manager(總經理),Director(董事),Stand Director(常務董事),Manager(經理),Head of Department(職員),Manageress(女經理),Head of a Department(處長),Section chief(科長)等。
需要指出的是,寫信人如要代表企業單位或代理簽署時,應在結尾謙稱下打印出全部大寫的企業單位名稱,然后才簽署,以表明該信不是以寫信人個人身份寫的,信由所述事宜均由企業單位負責。
如 SMITH & SON COMPANYHandwritingEdward N. MegayManager, Sales Department此外,有時候在商業信件中我們常用P.P. 表示代理簽字。

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12
發表于 2015-10-31 11:38 | 只看該作者
很復雜的樣子
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13
發表于 2015-11-18 14:25 | 只看該作者
基本功不好,這些都沒有用。寫個3-5年,慢慢的就會簡潔,地道。而且,真實生活里要這么慎重其事的寫商務信函,基本就是在解決糾紛,或者創造糾紛的時候。這個時候,內容/邏輯的嚴密才是最重要的。更重要的是,大部分人都不會有機會寫這樣的信
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14
發表于 2018-1-20 21:59 | 只看該作者
Mark,謝謝樓主分享,關注了你的公眾號
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15
發表于 2019-1-1 14:06 | 只看該作者
謝樓主分享,關注了你的公眾號
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16
發表于 2019-1-9 09:42 | 只看該作者
13樓的觀點有道理
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